Zmiana systemu informatycznego w firmie na prawdę bardzo często jest związana z obowiązkiem uporządkowania procesów, które przez lata rozwijały się niezależnie od siebie. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw, w których część informacji znajduje się w różnych programach, arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach tworzonych ręcznie. Przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza i w jakich momentach są wykorzystywane przez kolejne osoby.
Właśnie na tym etapie można zauważyć zależności, których przedtem nie brano pod uwagę. Wdrożenia Comarch nie sprowadzają się więc jedynie do uruchomienia wybranych funkcji. Konieczne jest również postanowienie sposobu pracy z dokumentami, zasad dostępu do informacji a także zakresu danych, które mają być dostępne w poszczególnych obszarach działalności.
Innym zagadnieniem jest implementację systemu do przekształceń zachodzących w zakładzie produkcyjnym. Organizacja może z w pewnych sytuacjach zwiększać liczbę pracowników, wprowadzać nowe rodzaje towarów, przemieniać sposób obsługi zamówień albo korzystać z dodatkowych kanałów sprzedaży. Ustawienia przygotowane na początku nie za każdym razem pozostają odpowiednie po kilku latach. Z tego powodu już podczas planowania warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które można późniejszy czas podmieniać bez przebudowy całego środowiska. Oprogramowanie Comarch jest wykorzystywane w różnorakich procesach biznesowych, dlatego zakres jego zastosowania może wyglądać odmiennie w zależności od potrzeb danej organizacji. Nie wszystkie dostępne sposobności muszą być potrzebne od razu. Czasem rozsądniejsze jest rozpoczęcie od najważniejszych procesów i dopiero w późniejszym czasie rozszerzanie zakresu pracy, gdy pojawi się rzeczywista potrzeba.
Ważną częścią przygotowania pozostaje również określenie zasad dotyczących danych. W systemie mogą znajdować się informacje o kontrahentach, produktach, cenach, stanach magazynowych czy dokumentach historycznych. Każdy z takowych zbiorów może posiadać inne wymagania dotyczące aktualności i sposobu zastosowania. Szczególnej uwagi wymagają dane, które przez długi czas były tworzone według różnorakich reguł. Na przykład ten sam produkt może występować pod kilkoma nazwami, a informacje o kontrahencie mogą być zapisane w różnorakich formatach. Przed migracją warto takie przypadki wykryć i zdecydować, które zapisy powinno się połączyć, przemienić lub pozostawić bez ingerencji. Pominięcie tego etapu może później utrudniać wyszukiwanie informacji i prowadzenie analiz. Z kolei zbyt daleko idące porządkowanie danych może usunąć informacje, które okażą się potrzebne przy obsłudze starszych dokumentów.
W codziennym użytkowaniu znaczenie ma też sposób reagowania na sytuacje nietypowe. Standardowy proces sprzedaży czy przyjęcia towaru można stosunkowo łatwo opisać, niemniej jednak rzeczywista praca obejmuje także korekty, zwroty, zmiany zamówień, anulowane dokumenty i przypadki wymagające dodatkowej akceptacji. Podczas wdrożenia warto analizować właśnie takie sytuacje, ponieważ to one na prawdę często pokazują ograniczenia przyjętego modelu pracy. Wdrożenia Comarch mogą wymagać sprawdzenia kilku wariantów tej samej operacji, zanim zostanie ustalona procedura obowiązująca użytkowników. Równie ważne jest przekazanie pracownikom informacji o tym, co zrobić w sytuacji błędnego zapisu lub oryginalnego dokumentu. Samo poznanie głównych funkcji programu nie za każdym razem wystarcza, jeżeli system ma wykorzystywać procesy, w których występują liczne wyjątki i zależności między działami.
Więcej informacji: comarch erp e-sklep.
