Sprawne przemieszczanie towarów w gronie dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu detali. Samo zobowiązanie terminu transportu nie wystarcza, o ile towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie z pozoru drobne kwestie często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różnorodne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy albo zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania w rzeczywistości występują w danym łańcuchu dostaw. Inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a całkiem inaczej przy wielkiej liczbie małych przesyłek kierowanych w różne miejsca. Znaczenie ma także częstotliwość dostaw, wielkość zapasów oraz sposób przygotowania towarów. Jeżeli już magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, nawet dostępny pojazd nie rozwiązuje kłopotu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część zadań związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania towarów, obsługi zwrotów lub kilku tych czynności jednocześnie. Taki podział wymaga dokładnego ustalenia zasad przekazywania towaru a także informacji. W szczególności istotne są sytuacje odbiegające od planu. Jeśli odbiorca zmieni godzinę dostawy, powinno się wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu. Tak samo wygląda sytuacja przy brakach w dostawie lub różnicy pomiędzy dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wówczas, że kilka osób wytwarza te same czynności kontrolne albo oczekuje na decyzję innej strony. Przy podejmowaniu zakresu obsługi warto zatem uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zlecenia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego zadań uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest natomiast to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W innym wypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na bazie wcześniejszych danych. Problem może być nieznaczny przy pojedynczym zleceniu, lecz przy wielkiej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto też pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem oznacza wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek podczas kompletacji albo testom dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w późniejszym czasie wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa również charakter przechowywanych towarów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe lub wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty łatwe do magazynowania i pakowania. Znaczenie ma także układ przestrzeni. Jeśli towary często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Bardzo podobnie funkcjonuje sezonowe zwiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć równocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto więc obserwować nie tylko i wyłącznie ostateczny termin dostawy, niemniej jednak również czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Warto zobaczyć: wysyłka z Chin.
