W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wówczas, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich sytuacjach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, jednak sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.
Znaczenie ma przede wszystkim dostosowanie jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, przeciwnie firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze całkiem inaczej organizacji, w której system musi wykorzystywać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe albo kadrowe. Przed podjęciem decyzji warto więc określić, które czynności mają zostać zmodyfikowane, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu oraz gdzie obecnie powstają najczęstsze usterki i opóźnienia.
Samo uruchomienie systemu nie oznacza jeszcze, że procesy w firmie zostaną automatycznie uporządkowane. W praktyce dużo zależy od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przeróbek. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorakie obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac niezbędne jest zobowiązanie, które moduły i funkcje będą realnie wykorzystywane. Istotne jest też sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy przestarzałe informacje mogą później utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się także, że w trakcie analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne lub powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez przekształceń może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.
Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Dosłownie poprawnie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeśli osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy kształtowaniu zmian warto uwzględnić czas potrzebny na naukę oraz okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować aktualne obowiązki. Nie za każdym razem też rozsądne jest wprowadzanie wszystkich zmian jednocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych sekcji, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym ważne są też integracje z innymi narzędziami, sposób podmiany danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.
Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają również kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich między innymi zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków oraz sposób postępowania w sytuacji, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej gruntownie zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej oszacować, czy konieczna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym rozstrzygnięciem. Wdrożenia Comarch wymagają zatem nie tylko pracy technicznej, lecz również analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Zwłaszcza ważne staje się to wówczas, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnorakich etapach obsługi. W takim przypadku dosłownie niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może posiadać wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.
Więcej informacji: comarch erp optima łódź.
