Wystawianie dokumentów sprzedażowych jest czynnością, która na prawdę często powtarza się według podobnego schematu, niemniej jednak nie za każdym razem przebiega w identycznych warunkach. Zupełnie inaczej wygląda przygotowanie pojedynczej faktury dla stałego kontrahenta, a przeciwnie obsługa wielu zamówień pochodzących od różnych klientów. Z zdarza się, że pojawiają się też sytuacje wymagające korekty danych, ponownego pobrania dokumentu albo sprawdzenia, kiedy dana faktura została wystawiona.
Właśnie przy takich czynnościach znaczenie ma sposób uporządkowania dokumentacji. Program do fakturowania on-line umożliwia prowadzić wystawianie faktur w środowisku dostępnym przez internet, bez konieczności ograniczania pracy do jednego urządzenia. Jednocześnie samo wykorzystywanie z takiego rozwiązania nie zastępuje zasad dotyczących prawidłowego wystawiania i przechowywania dokumentów. Narzędzie jest wyłącznie częścią procesu, w którym istotne pozostają także dane znajdujące się na fakturze oraz sposób ich późniejszego użycia.
Przy codziennej pracy uwagę zwraca przede wszystkim liczba czynności wykonywanych przy każdym dokumencie. Jeżeli już za każdym razem powinno się od początku wpisywać dane nabywcy, adres, numer identyfikacyjny i informacje o sprzedawanych produktach albo usługach, przy większej liczbie faktur rośnie ryzyko pomyłki. Program do wystawiania faktur może przechowywać przedtem wprowadzone informacje, dzięki czemu część danych można wykorzystać ponownie. Nie powinno się jednakże traktować zapisanych informacji jako niezmiennych. Kontrahenci zmieniają dane, a sposób rozliczenia dokładnie określonej transakcji może wymagać innych ustawień niż poprzednia sprzedaż. W praktyce warto zatem wyrobić sobie nawyk sprawdzania dokumentu przed jego zatwierdzeniem, zwłaszcza gdy faktura dotyczy nowego klienta, nietypowej dystrybucji lub korekty wcześniejszego dokumentu. Mała pomyłka na etapie budowy może w przyszłości oznaczać dodatkową pracę związaną z poprawieniem dokumentacji.
Osobną kwestią jest dostęp do historii wystawionych faktur. Przy kilku dokumentach odnalezienie dokładnie sprecyzowanej pozycji zwykle nie stanowi kłopotu, jednakże po kilku miesiącach liczba zapisanych faktur może być znacznie większa. Program do wystawiania faktur on-line powinien być więc oceniany także pod względem wyszukiwania i porządkowania dokumentów. Znaczenie może posiadać możliwość filtrowania według daty, numeru, kontrahenta czy rodzaju dokumentu. Przydatna jest również sposobność pobrania faktury w najlepszym schemacie, o ile należy przekazać ją księgowości albo ponownie udostępnić nabywcy. Warto a dodatkowo sprawdzić, jak rozwiązane jest przechowywanie dokumentów oraz czy użytkownik zachowuje dostęp do wcześniejszych faktur po zmianie urządzenia. W przypadku pracy kilku osób dochodzi jeszcze kwestia uprawnień. Oczywiście nie każdy użytkownik musi mieć sposobność edytowania wszystkich danych, dlatego sposób organizacji dostępu powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi obowiązków.
Fakturowanie on-line wpływa też na sposób przekazywania dokumentów między osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż i rozliczenia. Gdy faktura powstaje w systemie internetowym, nie trzeba opierać całego obiegu na papierowych kopiach, niemniej jednak nadal konieczne jest postanowienie, kto kontroluje dokument i kiedy trafia on do dalszego rozliczenia. Przy bardziej złożonej organizacji pracy ważne staje się unikanie sytuacji, w której jedna osoba koryguje dane kontrahenta, a druga korzysta ze starej informacji zapisanej wcześniej. Znaczenie ma także dostęp do internetu oraz działanie samego systemu, ponieważ praca w środowisku online jest zależna od warunków technicznych. Dlatego przy podejmowaniu procedury warto uwzględnić również sytuacje nietypowe, tj. potrzeba wystawienia korekty, odnalezienia starego dokumentu czy chwilowy brak dostępu do konta. Takie przypadki ukazują się rzadziej niż zwyczajne wystawianie faktur, ale właśnie wówczas najlepiej widać, czy przyjęty sposób organizacji dokumentacji odpowiada prawdziwym potrzebom.
Więcej informacji tutaj: faktury z ksef.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]
